Logiciel gestion de  tâches : 10 conseils pour bien planifier vos projets

La gestion des tâches est une méthode de travail indispensable à toute entreprise. Son but est de mener à bien tous vos projets. Ce qui peut être difficile à accomplir. Mais en faisant preuve de rigueur, vous arriverez à maîtriser toutes les techniques nécessaires et à exécuter vos missions plus intelligemment.

Ainsi aussi, vous allégez votre charge de travail et fluidifiez certains processus. Il existe plusieurs astuces qui vous permettront d’obtenir ces résultats. Découvrez-en 10 dans cet article.

1.   Utiliser un logiciel gestion de tâches

La gestion des tâches consiste à organiser vos activités dans le cadre de la réalisation d’un projet. Par conséquent, un logiciel gestion de taches est un système qui vous aide à atteindre cet objectif. Au moyen d’un diagramme de Gantt, il identifie les missions à accomplir et les délais nécessaires pour y arriver. Il assure également leur attribution et leur ajustement. Il est donc parfait pour coordonner efficacement les actions de vos équipes. D’autant plus qu’il s’agit d’un outil collaboratif. Ce qui optimise la communication et le suivi de l’avancement de vos projets.

2.   Attribuer un deadline à chaque tâche

Pour bien planifier vos tâches, il faut leur attribuer un deadline, que vous utilisiez un logiciel ou non. Pour ce faire, commencez par lister celles que vous devez accomplir dans la journée. Puis, fixez une limite de temps pour chacune d’elles. De cette façon, vous ne les laissez pas s’éterniser.

3.   Définir ses priorités en fonction du temps

Le temps est un indicateur clé dans la planification de vos tâches. Vous pouvez alors l’utiliser comme base pour définir vos priorités. Autrement dit, il convient d’accomplir en premier la mission qui présente le plus court délai d’exécution. Cela constitue une excellente façon d’éviter les retards.

4.   Donner la priorité aux tâches importantes

Certaines personnes préfèrent entamer les tâches faciles en premier afin d’alléger leur to-do list. Pourtant, il est recommandé de réaliser celles qui contribuent vraiment à l’avancement de l’entreprise et de ses projets. Cela aide à vous faire évoluer dans votre carrière.

5.   Trouver ses heures productives

Les personnes productives ne sont pas occupées toute la journée. Et pour cause, elles savent quand elles travaillent le mieux et s’assurent de réaliser les missions importantes pendant ce temps. Ainsi, pour optimiser votre performance, identifiez vos heures les plus productives (matin, après-midi, soir…). Puis, réservez-les aux tâches clés.

6.   Éviter la méthode multitâche

Contrairement aux idées reçues, la méthode multitâche ne vous permet pas de booster votre productivité. Si vous faites plusieurs choses en même temps, vous risquez de ne rien faire correctement. Par conséquent, accordez votre attention à une seule tâche. Terminez-la avant de passer à la suivante.

7.   Connaître ses limites

Travailler quand vous êtes fatigué est une autre pratique contreproductive. Soyez donc réaliste au moment où vous listez vos tâches quotidiennes. Ne planifiez que celles que vous êtes en mesure d’exécuter. Si vous vous efforcez à dépasser vos limites, vous risquez de commettre des erreurs.

8.   Regrouper les tâches similaires

Il convient de définir des laps de temps durant lesquels vous pourrez réaliser le même type de tâche. Consacrez, par exemple, 3 moments dans la journée à répondre à vos mails, passer vos appels téléphoniques, classer vos dossiers… C’est une excellente façon de ne pas perturber votre concentration, surtout si vous devez vous pencher sur un projet complexe.

9.   Planifier les imprévus

Certes, il est important de vous montrer rigoureux dans votre organisation. Cependant, aussi méticuleuse soit-elle, elle n’empêche pas les imprévus de surgir et de bousculer votre planning. Il est donc conseillé de prévoir des créneaux horaires dans votre emploi du temps pour traiter les urgences.

10.          Organiser ses tâches avec un seul outil

Il est inutile de recourir à plusieurs outils pour planifier vos tâches. Ce sera une perte de temps d’utiliser un logiciel pour fixer le deadline et un autre pour vérifier l’avancement du projet. Pour gagner du temps et être informé à chaque évolution, il est préférable de vous servir d’un seul outil.

Vous connaissez désormais 10 méthodes pour bien planifier vos tâches. Grâce à elles, vous pourrez organiser vos journées de travail de façon optimale, notamment dans le cadre de la réalisation d’un projet.